Documentos de gobernanza
La constitución y los estatutos son los principales documentos de gobierno de una organización. Estos documentos describen el propósito, las reglas y las estructuras de toma de decisiones. Estos documentos son de naturaleza universal pero pueden ser modificados con el tiempo.
Constitución
La Constitución enumera los principios fundamentales de funcionamiento de la organización y proporciona los fundamentos legales dentro de los cuales debe ser gobernada. Cuando los principios se escriben en un solo documento o conjunto de documentos legales, estos documentos se conocen como la constitución.
Estatutos
Los Estatutos son como un manual de operaciones de la organización. Ayudan a legislar, organizar y gobernar la organización. Contienen las reglas y procedimientos para el funcionamiento básico de la organización, tales como reuniones, elección de titulares de cargos, designación de funcionarios y cómo encarar otros procesos. Pueden incluir parte o todo lo que sigue:
- Información general como nombre, dirección y logo
- Misión, propósitos y objetivos, certificados notariales
- Organigrama de la estructura
- Autoridad asociada y facultades de diferentes grupos, por ej.: Asamblea General, Consejo, etc., Uniones miembro, Uniones afiliadas, etc.
- Procedimientos disciplinarios
- Patrimonio
- Recursos, propiedades intelectuales y marcas registradas
Documentos funcionales
Se recomienda que las organizaciones de rugby tengan documentación bien definida para garantizar la operación efectiva. Esto ayudará a los miembros, voluntarios y empleados a desempeñar sus funciones. La lista de documentos que sigue no es exhaustiva pero debería servir como guía para las organizaciones de rugby para ayudarlas a encaminarse hacia las buenas prácticas:
Documentos de Gobernanza y Dirección
- Constitución
- Estatutos
- Estructura/organigrama organizacional
- Informe(s) anual(es)
- Plan(es) estratégico(s)
- Plan, programa y calendario operativo anual
- Minutas de las últimas reuniones (por ej.: reuniones del Consejo)
- Lista de titulares de cargos e información de contacto
- Políticas y procedimientos organizacionales
- Registro de miembros
- Cuentas financieras auditadas
Herramientas
- Procedimientos de comunicación interna
- Inventario de vestimenta y equipamiento
- Lista de proveedores
Liderazgo
- Planes de desarrollo individuales
- Filosofía
Rugby
- Código de conducta
- Información de bienestar
- Plan de acción de emergencia
- Información de revisaciones del jugador
Personas
- Jugadores/Entrenadores/Oficiales de partidos/etc., familiares cercanos e información de contacto de emergencia
- Descripciones de tareas para todas las funciones (remuneradas y voluntarias)
- Paquete de orientación para el personal y voluntarios.
Financiación
- Lista de fuentes de financiación
- Planes y propuestas de recaudación de fondos/sponsors
- Presupuesto y cuentas del año actual.