Planificación operativa

El plan operativo anual es un documento general para la organización que muestra la lista de actividades, cada una con su fecha y duración, que se llevan a cabo regularmente en la organización durante el año y que permitirán cumplir los objetivos estratégicos de la organización. Cada división o departamento debe generar su propio plan operativo integrado al plan estratégico. Los Planes operativos pueden luego ser revisados o modificados a medida que cambian las circunstancias o se completan las actividades. Puede proporcionar un formato visual con el que las partes interesadas pueden interactuar. Un ejemplo de plan operativo puede ser un diagrama de Gantt o una tabla, que incluya las categorías y actividades en el eje vertical y la escala de tiempo, hitos y situación de finalización de cada etapa en el eje horizontal. Hay muchas versiones disponibles para descargar online que luego se pueden adaptar a sus necesidades.

Fijación de objetivos

Los objetivos resumen lo que la organización de rugby está tratando de lograr. Es importante establecer objetivos relacionados con la Visión y la Misión. Pueden ayudar a proporcionar el foco, permitir medir el progreso y desempeño e impulsar la organización hacia adelante. La tarea de establecer objetivos también facilita la planificación, proporciona una dirección y una orientación, puede motivar e inspirar a los trabajadores y voluntarios y también puede hacer que los desafíos se sientan posibles.

Todos los objetivos deben ser SMART:

• S = Simples y específicos: describen un área específica de mejora, explican lo que se procura lograr
• M = Medibles: cuantifican o por lo menos sugieren un indicador del progreso: cómo se demuestra y evalúa
• A = Alcanzables: ajustados a la realidad de la situación y al entorno para que sean una exigencia pero no irreales
• R = Relevantes: proporcionan valor en el momento correcto. Alineados con la estrategia general, consistentes con el pasado, presente y futuro
• T = Temporales: si no se establece un tiempo para completar el objetivo es probable que no se alcance el objetivo

Ejemplo de objetivo SMART

Firmar un contrato con 3 nuevos sponsors del club en los próximos 18 meses desde este momento.

Operaciones

Las operaciones están relacionadas con la ejecución de las actividades, proyectos y tareas en el corto y mediano plazo que define en gran parte las actividades diarias de la organización. Requieren grandes cantidades de tiempo, energía, esfuerzo, capacidad, información y recursos para producir el resultado deseado.

Apertura operativa

Todo el trabajo que debe completarse en una organización se puede desglosar jerárquicamente en fragmentos más pequeños y más manejables, cada uno con sus propios objetivos y resultados. Cuanto más alto es el cargo más estratégico y complejo será el trabajo y con mayor riesgo, más tiempo y presupuesto se requerirá con mayor interdependencia de los demás.

Conducción de las actividades

Las actividades pueden llevarse a cabo normalmente durante un corto período de tiempo. Para completar exitosamente la actividad, puede ser necesario cumplir muchas tareas diferentes. Cada actividad puede depender de las circunstancias y de las personas encargadas de realizarla.

Para contribuir a la gestión de la actividad, puede ser una buena idea establecer procedimientos operativos standard que puedan servir de guía para la próxima vez, así como un programa de actividades que muestre las fechas de comienzo y finalización de las tareas requeridas así como la preparación antes del comienzo.

La tabla que sigue proporciona algunos ejemplos de los tipos de actividades y tareas que pueden ser necesarias para las actividades de rugby dentro de la organización:

Resumen de la actividad

Un resumen de la actividad es un documento con los detalles de la actividad que pueden ayudar a la persona responsable a completar la tarea.

Tendrá la siguiente información:

• Nombre de la actividad
• Descripción general
• Nombre del responsable
  • Personal asistente
  • Organizaciones de apoyo
• Información general
  • Propósito
  • Público objetivo/beneficiarios
  • Alcance (nivel de detalle)
  • Objetivos/resultados
  • Productos finales
  • Duración (comienzo/final/tiempo requerido)
  • Hitos principales
• Aspectos técnicos
  • Habilidades requeridas
• Equipamiento requerido
• Protocolos/lineamientos
• Evaluación de riesgos
• Información financiera
  • Presupuesto
  • Mecanismo de financiación
  • Pagos requeridos
• Información operativa
  • Ubicación
  • Tipo de actividad
• Información comercial y de comunicaciones
  • Necesidades y tareas de comunicación.
  • Posibles oportunidades de sponsors
• Otra información adicional.

Se recomienda que su organización desarrolle su propia Plantilla de Resumen de la actividad para satisfacer sus necesidades.