Documents de gouvernance
La constitution et les statuts sont les principaux documents régissant une organisation. Ces documents décrivent l'objectif, les règles et les structures décisionnelles. Ces documents sont de nature universelle mais peuvent être modifiés au fil du temps.
Constitution
La Constitution détaille les principes fondamentaux selon lesquels l'organisation fonctionne et fournit la base juridique selon laquelle elle doit être gouvernée. Lorsque les principes sont consignés dans un document unique ou dans un ensemble de documents juridiques, ces documents sont appelés la constitution.
Statuts
Les statuts sont comme un manuel d'utilisation de l'organisation. Ils permettent de légiférer, d'organiser et de gouverner l'organisation. Ils contiennent les règles et les procédures relatives au fonctionnement de base de l'organisation, telles que les réunions, l'élection des membres du bureau, la nomination des fonctionnaires et la manière de traiter les autres processus. Ils peuvent inclure certains des éléments suivants :
- Informations générales telles que le nom, l’adresse et le logo
- Mission, buts et objectifs, actes notariés
- Organigramme de la structure
- Autorité et pouvoirs associés de groupes précis, par ex. : Assemblée générale, Conseil, etc., fédérations membres, etc.
- Procédures disciplinaires
- Patrimoine
- Ressources, propriété intellectuelle et marques commerciales.
Documents fonctionnels
Les organisations de rugby sont encouragées à se doter d’une documentation claire afin de veiller à un fonctionnement efficace. Ceci aidera les membres, les bénévoles et les employés à s'acquitter de leurs fonctions. La liste des documents ci-dessous n’est pas exhaustive mais devrait servir de guide aux organisations de rugby pour les aider à adopter de bonnes pratiques :
Documents de Gouvernance et de Gestion
- Constitution
- Statuts
- Structure organisationnelle/organigramme
- Rapport(s) annuel(s)
- Plan(s) stratégique(s)
- Plan opérationnel, programme et calendrier annuels
- Procès-verbaux des dernières réunions (par exemple, réunions du Conseil)
- Liste du personnel responsable et coordonnées
- Politiques et procédures organisationnelles
- Registre des membres
- États financiers vérifiés
Outils
- Processus de communications internes
- Inventaire des kits et équipements
- Liste des fournisseurs
Leadership
- Plan de développement individuel
- Philosophie
Rugby
- Code de conduite
- Informations sur la santé
- Plan d'action en cas d’urgence
- Informations sur le profil des joueurs
Personnes
- Coordonnées des proches du joueur/entraîneur/officiel de match/etc. et coordonnées des proches et des personnes à contacter en cas d'urgence
- Descriptions de poste pour tous les rôles (rémunérés et bénévoles)
- Dossier d'orientation pour le personnel et les bénévoles
Financement
- Liste des sources de financement
- Plans et propositions pour collecter des fonds/sponsoring
- Budget et comptes de l’année en cours