Structure organisationnelle

Le diagramme ci-dessous représente la manière dont une organisation de rugby bien développée pourrait être structurée :

Les organisations doivent être encouragées à se doter d'un organigramme ou d'un diagramme organisationnel décrivant la composition de l'organisation, les différents niveaux de hiérarchie, les rôles et les responsabilités des différents groupes et leurs interactions. Cela permettra de clarifier la fonction des différents groupes.

Principaux rôles et responsabilités au sein d'une organisation

Membres

• Les membres peuvent être des individus ou des organisations qui composent l'organisation et contribuent à ses objectifs. Ils répondent à certains critères d’éligibilité et ont des obligations et des droits (y compris une voix et un vote). Ils se réunissent généralement une fois par an, lors de l’assemblée générale ou de la réunion générale annuelle.

Organe directeur

• Un organe directeur (conseil, comité directeur…) exerce la représentation, la direction et la gestion de l'organisation. Il s'agit d’un groupe de personnes élues ou nommées par les membres de l’organisation, et qui est responsable de la gouvernance de l’organisation. L’organe directeur est responsable devant les membres de l’organisation (Assemblée générale). Ses activités, pouvoirs, droits et responsabilités sont définis dans la constitution, les statuts et le règlement de l'organisation. Le président ou la présidente préside l’organe directeur.
• La fonction première de l’organe directeur est de préserver la confiance du public. Il doit conserver la confiance de ses membres, de sa communauté et de l’organisation ainsi que préserver sa légalité. Pour ce faire, il doit prendre des décisions prudentes, en plaçant le bien de l’organisation au-dessus des autres intérêts et en agissant conformément à sa constitution et à ses statuts.
• La fonction secondaire de l’organe directeur est de déterminer et de contrôler la mise en œuvre du plan stratégique. Pour ce faire, il devrait sélectionner un Comité directeur approprié qui supervisera ensuite les employés.
• L’organe directeur doit être composé d'un Président, un Secrétaire, un Trésorier et au moins deux membres. La durée de leur mandat dépend des statuts et de la constitution et leur réélection peut être autorisée ou non.
• Le Président est responsable de la réalisation des objectifs stratégiques de l’organisation et de la gestion générale de ses activités opérationnelles. Il devrait :
  • représenter légalement et formellement l’organisation
  • convoquer et présider les réunions principales telles que l’assemblée générale
  • structurer et soumettre des rapports périodiques et annuels à l’organe directeur ou à l’Assemblée générale
  • Coordonner et promouvoir les activités de l’organe directeur et de l’organisation
• Les membres de l’organe directeur peuvent avoir leurs fonctions propres (par exemple, Secrétaire) mais peuvent aussi se voir déléguer certaines tâches par l’organe directeur (par exemple, siéger à des comités de travail).
• Dans les organisations de rugby amateur, le Trésorier protège l'intégrité de l’organisation par une consignation précise de la situation financière de l'organisation. Il doit préparer le budget et contrôler les dépenses de l'organisation. Il est chargé de percevoir les cotisations, dons et autres revenus ainsi que de régler les paiements aux fournisseurs. Il détient habituellement la signature bancaire en accord avec le Président. Dans les milieux professionnels du rugby, il y a généralement un directeur ou un responsable financier chargé de l’administration financière d’un comité audit et risques.

Importance de la séparation des responsabilités

Dans de nombreuses organisations reposant sur des bénévoles, les membres de l’organe directeur peuvent couvrir plus d'un domaine de responsabilité. Si cela devait se produire, il est essentiel qu'ils maintiennent une claire séparation de leurs responsabilités. Une bonne pratique consiste à s’assurer que les membres de l’organe directeur restent en dehors des opérations et se concentrent plutôt sur les domaines de la direction stratégique, de la politique, de la supervision et de l’évaluation. Si les membres de l’organe directeur endossent des rôles opérationnels, ils peuvent avoir tendance à soulever des questions opérationnelles qui les détournent de leur rôle principal en tant que membre de l’organe directeur.

Les membres de l’organe directeur peuvent être tentés de se concentrer sur les opérations :

• s'il n'y a pas assez de personnel ou de bénévoles auxquels déléguer le travail
• S’il est plus facile de comprendre les rôles opérationnels que les rôles stratégiques,
• le bénéfice émotionnel des opérations pouvant être plus rapide que dans le cas de la stratégie
• Car les aspects opérationnels sont le lieu de l'action, et il n'est peut-être pas aussi intéressant de travailler sur la stratégie ou la gouvernance