Estructura organizacional

El diagrama que sigue representa cómo debería estructurarse una organización de rugby bien desarrollada:

Se debe recomendar que las organizaciones tengan un organigrama o diagrama organizacional que describa la composición de la organización, los diferentes niveles de jerarquía, los roles y responsabilidades de los diferentes grupos y sus interacciones. Esto contribuirá a clarificar las funciones de los diferentes grupos.

Principales roles y responsabilidades de la organización

Miembros

• Los miembros pueden ser socios individuales u organizaciones que conforman la organización y contribuyen a sus objetivos. Cumplen ciertos criterios de elegibilidad y tienen obligaciones y derechos (incluyendo voz y voto). Normalmente, se reúnen anualmente, durante la asamblea general o la reunión general anual.

Consejo

• El Consejo ejerce la representación, dirección y administración de la organización. Es un grupo de personas elegidas o designadas por los miembros de la organización con la responsabilidad de la gobernanza de la organización. El Consejo es responsable ante los miembros de la organización (Asamblea General). Sus actividades, facultades, derechos y responsabilidades están definidos en la constitución, estatutos y regulaciones de la organización. El Presidente preside el Consejo.
• La función principal del Consejo es preservar la confianza pública. Debe mantener la confianza de sus miembros, su comunidad y la organización, así como mantenerse dentro de la legalidad. Esto debe hacerlo tomando decisiones prudentes, poniendo el beneficio de la organización por encima de otros intereses y actuando de acuerdo con su constitución y estatutos.
• La función secundaria del Consejo es establecer y monitorear la ejecución del plan estratégico. Esto lo debe hacer seleccionando una Comisión Ejecutiva apropiada que luego supervise a los empleados
• El Consejo debe estar formado por un Presidente, un Secretario, un Tesorero y por lo menos dos miembros. La duración de sus mandatos depende de los estatutos y la constitución y pueden o no ser reelegidos.
• El Presidente es responsable del logro de los objetivos estratégicos de la organización y la administración general de sus actividades operativas. Debe:
  • representar legal y formalmente a la organización
  • convocar y presidir las reuniones principales, como por ejemplo la asamblea general
  • estructurar y presentar informes periódicos y anuales al Consejo o a la Asamblea General
  • coordinar y promover las actividades del Consejo y de la organización.
• Los miembros del Consejo pueden tener sus propias tareas (por ej.: el Secretario), pero también pueden tener tareas que les haya delegado el Consejo (por ejemplo, la participación en comisiones de trabajo).
• En organizaciones de rugby amateur, el Tesorero salvaguarda la integridad de la organización mediante el registro preciso de la posición financiera de la organización. Debe preparar el presupuesto y monitorear los gastos de la organización. Es responsable de la recaudación de cuotas, donaciones y otros ingresos, así como de realizar los pagos a proveedores. Normalmente, tiene la firma del banco en conjunto con el Presidente. En ambientes de rugby profesional generalmente hay un director o gerente financiero responsable de la administración financiera diaria con la supervisión de una comisión de auditoría y riesgo.

La importancia de la separabilidad

En muchas organizaciones que dependen de los voluntarios los miembros del Consejo pueden abarcar más de un área de responsabilidad. Si esto ocurre es fundamental que mantengan diferenciadas sus responsabilidades. Una buena práctica es que los miembros del Consejo se mantengan fuera de las operaciones y se enfoquen en las áreas de dirección estratégica, políticas, supervisión y evaluación. En caso de que los miembros del Consejo asuman funciones operativas, pueden tender a plantear cuestiones operativas que desvíen la atención de su función principal como miembros del Consejo.

Los miembros del Consejo pueden tener que poner el foco en las operaciones:

• si no hay suficiente personal o voluntarios a quién delegar el trabajo
• es más fácil entender los roles operativos que los roles estratégicos
• porque el retorno emocional de las operaciones puede ser más rápido que el retorno emocional de la estrategia
• las operaciones están donde está la acción y puede no ser tan divertido trabajar en estrategias o gobernanza.