Gestion
La gestion d'une organisation a deux fonctions principales : 1. superviser les opérations pour assurer le succès de l'organisation (Gestion opérationnelle) 2. assurer le succès futur de l’organisation par une planification et une organisation stratégiques efficaces (Gestion stratégique) en soumettant des plans à l’approbation de l’organe directeur.
La Gestion stratégique et la Gestion opérationnelle sont essentielles et interdépendantes pour une organisation. Comprendre comment la stratégie et les opérations peuvent se déployer en parallèle devrait favoriser une meilleure performance et compétitivité de l'organisation. Se concentrer uniquement sur la gestion opérationnelle entraîne une perte d'efficacité et d'avantage. Toutefois, sans la capacité opérationnelle de mettre en œuvre la vision de l’avenir, tous les efforts et la planification stratégiques seront inutiles.
Le tableau ci-dessous montre certaines différences entre la Gestion stratégique et la Gestion opérationnelle.
Gestion stratégique |
La Gestion opérationnelle |
|
Plan stratégique |
L’organe directeur approuve le plan stratégique |
La direction prépare le plan stratégique |
Vision |
L’organe directeur définit la vision et les aspirations à long terme - la vision a tendance à ne pas changer |
La direction se concentre sur les opérations quotidiennes |
Mission |
L’organe directeur convient de la mission qui peut changer de temps à autre en fonction de l'évolution de l'environnement |
La direction dirigeant exécute la mission |
Plan opérationnel |
L’organe directeur approuve le plan opérationnel |
La direction prépare le plan opérationnel |
Exécution du Plan opérationnel |
L’organe directeur n'a aucun rôle à jouer dans l'exécution du plan opérationnel, sauf pour le suivi des principaux résultats attendus |
La direction exécute le plan opérationnel en se concentrant sur les opérations quotidiennes détaillées |
Budget |
L’organe directeur Conseil approuve le budget et surveille les écarts par rapport au budget préparé signalés par le personnel |
La direction prépare le budget, s'y conforme et signale les écarts à l’organe directeur |
Centre d'intérêt |
L'organisation dans son ensemble |
Les opérations quotidiennes |
Rôles du directeur
La gestion quotidienne d'une organisation de rugby exige que le responsable (Directeur, manager) de cette gestion remplisse plusieurs rôles différents qui peuvent être regroupés en quatre domaines interdépendants :
Interpersonnel
Axé sur la gestion des personnes. Ici, le directeur devra être une figure de proue de l'organisation, un leader ainsi qu'un lien ou un intermédiaire entre d’autres personnes/entités.
Informatif
Ici, l’accent est mis sur la gestion par la mise à disposition d’informations et une communication efficace. Dans ce rôle, le directeur devra être un porte-parole et diffuser l’information aux autres.
Décisionnel
Cette fonction consiste essentiellement à gérer en prenant des décisions clés. Dans ce cas, le directeur devra mettre les choses en route, négocier, attribuer les ressources et le cas échéant résoudre les conflits.
Moteur
Ici, le directeur gère par lui-même, en assumant la responsabilité de son travail et de son temps.
Tous ces rôles se chevauchent et sont interdépendants, et les gestionnaires doivent les équilibrer en conséquence. Selon Henry Mintzberg, « Le gestionnaire qui ne fait que communiquer ou penser ne fait jamais rien, tandis que celui qui ne fait qu'agir finit par tout faire tout seul ».
Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de ces rôles :
Adapté de : Henry Mintzberg, The Nature ofManagerial Work (1973) and Managerial Work: Analysis from Observation (1971).
Interpersonnel
Rôle |
Activité |
Exemple |
Figure emblématique |
Remplir des fonctions sociales et juridiques Agir en tant que leader/représentant symbolique auprès d’autres organisations et de la communauté |
Accueillir les visiteurs Signer des documents juridiques |
Leader |
Diriger et motiver les autres Recruter et former pour des postes Influencer les autres Définir le climat et la culture Créer les politiques Composer les équipes Faire les bons choix |
Interagir avec les autres parties prenantes, le personnel et les bénévoles |
Lien/Intermédiaire |
Établir et maintenir des contacts à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation |
Relier l'organisation avec la communauté et l’environnement Correspondance |
Informatif
Rôle |
Activité |
Exemple |
Supervision |
Connaître l'organisation, sa situation et son environnement. Faire les choses correctement. |
Surveiller le statut politique, économique, social, technologique, environnemental et législatif de l’organisation |
Diffuseur |
Communiquer/diffuser les informations à d'autres personnes au sein de l'organisation |
Reporting (déclarations) Briefing Informer les autres |
Porte-parole |
Communiquer/diffuser les informations à d'autres personnes en dehors de l'organisation |
Reporting (déclarations) Briefing Informer les autres |
Décisionnel
Rôle |
Activité |
Exemple |
Entrepreneur |
Identifier de nouvelles opportunités Lancer de nouveaux projets |
Mettre en place des innovations Planifier l’avenir |
Résolution des conflits |
Gérer les conflits et prendre des mesures correctives Réagir, s'adapter, réglementer Gérer des situations difficiles |
Résoudre les conflits entre le personnel et/ou les bénévoles Choisir des alternatives stratégiques Résoudre les situations de crise |
Affectation des ressources |
Identifier où affecter les ressources au sein de l'organisation Gestion de projets Fixer les priorités |
Elaborer et approuver les plans, calendriers et budgets Identifier de nouvelles opportunités |
Négociation |
Défendre les intérêts de l'organisation |
Diriger / participer aux négociations en interne et en externe |
Moteur
Rôle |
Activité |
Exemple |
Gestion du temps |
Planifier et exercer un contrôle délibéré du temps consacré aux tâches, afin d'accroître l'efficacité, l'efficience et/ou la productivité |
Détermination des priorités Définir les objectifs et le calendrier Créer un environnement efficace Respect des échéances |
Gestion des réunions |
Gérer les réunions de manière efficace et efficiente pour accroître la productivité et le progrès |
Organiser des réunions ciblées et efficaces Créer et faire circuler l'ordre du jour à l'avance Inviter les personnes appropriées aux réunions Respecter les temps impartis |
Gestion du travail |
Gérer plusieurs tâches et personnes en même temps |
Fixer les priorités Affecter les ressources Examiner les progrès |