Réunion d'avant-match et inspection du site
La réunion d'avant-match est organisée au stade trois heures avant le coup d'envoi. Cette réunion est essentielle pour l'organisation du match. Elle réunit tous les acteurs clés et vous êtes chargé de la présider en tant que Commissaire de match.
Vous êtes tenu de vous assurer que tous les acteurs sont informés de l'heure et du lieu de la réunion, et que des copies de tous les documents importants sont disponibles pour la réunion, notamment :
- Ordre du jour de la réunion
- Déroulé du jour de match
- Feuille de route des opérations
- Liste de contrôle pour l'organisation du match
- Feuilles de la composition des équipes.
La réunion ne doit pas durer plus de 30 minutes.
Vous trouverez sur les pages suivantes un modèle simple d'ordre du jour pour la réunion d'avant-match. Lisez-le, puis téléchargez-le pour référence.
Ordre du jour de la réunion d'avant-match
Doivent être présents :
- Commissaire de match
- Assistant du Commissaire de match
- Manager du lieu de match
- Responsable de la sécurité sur le lieu de match
- Officier de presse du match
- Responsable des ramasseurs de balle
- Médecin du jour de match
- Speaker / DJ
- Responsable de la production télévisuelle / Assistant de production / Régisseur
1. Accueil et présentations
- Confirmer que tout le monde est présent.
- Synchroniser les montres avec tous les participants.
2. Système de travail
Rapport du Commissaire de match sur les points suivants :
- Processus de prise de décision
- Déroulé du jour de match
- Procédure en cas d'écart par rapport au déroulé, par ex. dépassement de la durée de match prévue
- Identification du personnel clé à réunir en cas de situation de crise
3. Sécurité / santé et sécurité
Rapport du Responsable de la sécurité sur le lieu de match sur les points suivants :
- Inspection du lieu de match avant la réunion
- Effectif et emplacements du personnel de sécurité clé
- Protocole d'évacuation, communication au personnel et aux spectateurs, et réunion de suivi avec le personnel clé
- Chaque acteur doit spécifier les personnes autorisées dans les zones de compétition.
4. Médical
Rapport du Médecin du jour de match sur les points suivants :
- Installations médicales disponibles pour les équipes et les spectateurs avec :
- Identification du personnel médical en poste
- Emplacement de la salle médicale
- Arrivée du personnel médical sur le lieu de match
- Procédure médicale en cas d'urgence pour un joueur, un spectateur ou au niveau du lieu de match.
- Protocole commotion : rôle de l'arbitre, des 4e et 5e officiels, du Médecin du jour de match et des Médecins d'équipe.
5. Restauration sur le lieu de match et opérations de nettoyage
Rapport du Manager du lieu de match sur les points suivants :
- Approvisionnement des équipes en eau, glace et boissons isotoniques dans les vestiaires
- Nettoyage des zones techniques, des zones réservées aux remplaçants et des vestiaires (douches, etc.) entre les matches si plusieurs matches sont joués au cours de la journée.
- Emplacement des approvisionnements en nourriture et en eau après le match
6. Diffusion et opérations médias
En cas de retransmission en direct, rapport du Diffuseur hôte sur les points suivants :
- Heure à l'antenne
- Emplacements des caméras
- Interviews avant et après le match
- Image des vestiaires avant l'arrivée des équipes
- Caméra miniature activée pendant 10 secondes, entre 5 et 8 minutes avant la sortie des équipes
- Confirmation de l'activation ou non de la caméra miniature avant la sortie des équipes pour la seconde période.
Rapport de l'Officier de presse du match sur les points suivants :
- Nombre de médias accrédités attendus
- Présence et droits des diffuseurs non licenciés
- Mise en place du Centre médiatique et équipements (PC, fax, photocopieur, prises électriques, stylos, papier, etc.)
Le Commissaire de match doit confirmer les points suivants :
- Personnel habilité à faire des commentaires aux médias
- Procédure pour les commentaires aux médias en cas de crise / urgence.
7. Activités des ramasseurs de balle
Le Responsable des ramasseurs de balle doit confirmer les points suivants :
- Remise des ballons du match par le Commissaire de match
- Nombre de ramasseurs de balle
- Tous les ramasseurs de balle ont été formés et ont reçu le kit nécessaire, y compris les serviettes
- Procédure de conservation des ballons à la mi-temps et de collecte des ballons à la fin du match pour les rendre au Commissaire de match ou à son assistant.
8. Speaker, musique et protocole
Le speaker, le DJ et le Commissaire de match doivent confirmer les points suivants :
- Individus concernés et système de communication
- Déroulé et directives
- Protocole d'avant-match
- Affichage sur grand écran et horaires.
9. Officiels de match
Le Commissaire de match doit confirmer les points suivants :
- Arbitre de chaque match
- Vidéo du tirage au sort
- Arbitre-vidéo présent pour les matches et essai du protocole.
10. Dispositions relatives aux équipes
Le Commissaire de match doit confirmer les points suivants :
- Dispositions pour les matches dépassant la durée prévue
- Prolongations et épreuves de tir au but lors des phases à élimination directe
- Défis culturels - une équipe ou les deux.
11. Dernières vérifications
Le Commissaire de match doit confirmer les points suivants :
- Processus de prise de décision
- Tout le personnel accrédité
- Personnel devant laisser ses coordonnées
- Procédure pour les matches dépassant la durée prévue.
12. Autres questions
Télécharger ce modèle d'ordre du jour de la réunion d'avant-match
Inspection du site
Dès que vous avez terminé la réunion d'avant-match, procédez à une dernière inspection du site avec le Manager du lieu de match et l'Officier de presse du match.
L'itinéraire est le même que celui de votre inspection de la veille, avec quelques points supplémentaires en plus que vous ne pouvez vérifier que le jour du match. Cela comprend :
- Panneaux de signalisation
- Écran géant
- Attribution des vestiaires, réserves de glace, tables de massage
- Salle des Officiels de match
- Salle médicale
- Emplacement de l'ambulance
- Salle antidopage
- Dossards en place
- Mâts de drapeau
- Hymnes prêts
- Salle des médias
- Portique/tourelle TV
- Réservation des sièges en fonction de la liste convenue
- Système audio.