Si le CC assiste au match en personne :

Préparation:

• Commencer dès la notification de la nomination
• Confirmer les dispositions prises pour le déplacement
• Première communication au travers de votre Fédération ou de l’Organisateur du Tournoi
• Suivi direct avec le(s) contact(s) existant dans la fédération hôte
• La fédération hôte organise le transfert et l’hébergement à l’hôtel (le cas échéant)
• La fédération hôte fournit des informations détaillées sur les dispositions pré et post match + tenue vestimentaire.

Matériel

• Évaluer vos besoins à l’avance
• Ordinateur portable ou similaire
• Téléphone portable avec fonctionnalité d’enregistrement vocal et appareil photographique intégré
• Montre avec affichage 24 heures
• Feuilles pour annotations
• Un exemplaire de la Règle 9 et de la section du manuel du tournoi ou toute documentation pertinente couvrant les questions disciplinaires
• Formulaires de Citation et d’Avertissement du Commissaire à la citation
• Coordonnées de contact de l’Organisateur du Tournoi / de l’Officiel disciplinaire désigné.

Déplacements

• En cas de déplacement à l’étranger, vérifier l’obligation de visa pour le pays destinataire le cas échéant
• Vérifier ce qui est pris en charge par les organisateurs (hébergement, repas, indemnités journalières, etc.)
• Déterminer les correspondances disponibles vous permettant d’arriver normalement la veille du début de l’évènement / match
• Questions concernant les bagages
• Vérifier les prévisions météorologiques
• Coordonnées de contact de la personne de liaison.

Dans le stade :

• Arriver au stade en temps voulu – au moins 1h30 avant le coup d’envoi
• Vérifier la qualité des moyens de diffusion disponibles (nombre de cameras/d’angles, temps requis pour monter des clips, heure de fin de la diffusion etc.)
• Vérifier l’emplacement du box ou de la place affectée, de l’écran de visionnement et des écouteurs (soyez prêts à changer si ce n’est pas satisfaisant)
• Confirmer que l’accréditation vous donne accès à toutes les zones requises
• Confirmer la disponibilité de tout le personnel de soutien (messagers, liaison, etc.)
• Vérifier l’emplacement du camion / de la (des) caméra(s) de télévision et vous présenter au directeur de production / cadreur (si caméra unique lors d’évènements régionaux)
• Synchroniser votre montre avec l’heure dans le camion
• Vérifier le meilleur moment pour revenir après le match / pendant le tournoi des Sevens pour l’examen d’incidents
• Prévenir du nombre requis de copies de DVD/clés USB dans le cas d’un incident.

Remarque : avec l'introduction du système Hawkeye et de spécialistes en fourniture d’images vidéo similaires, il peut exister différentes méthodes pour obtenir des clips, parfois auprès des camions de production des télévisions, parfois auprès de fournisseurs de vidéoconférence.

Au match :

• Se présenter avant le match aux Managers des équipes (rugby à 15) / Directeur du Tournoi ou Officiel disciplinaire désigné (DDO) (rugby à 7)
• Convenir d’une réunion avec eux après le match
• Communiquer vos coordonnées aux Managers des équipes et leur demander leurs coordonnées
• Rencontrer les officiels du match au moment le plus opportun et les avertir que vous aurez peut-être des questions pour eux après le match
• Obtenir accès aux communications des officiels de match si possible
• Rassembler les feuilles de match officielles
• Examiner le terrain pour y repérer toute anomalie
• Prendre votre place bien à l’avance et vérifier le bon fonctionnement de tout l’équipement
• Être bien conscient de toutes les sources possibles de distraction
• S’assurer de disposer de suffisamment d’eau potable / boisson non alcoolisée pour toute la durée de la première mi-temps.

Concentration :

• Utiliser la mi-temps pour entamer une réflexion sur les incidents et l’atmosphère prévalant pendant le match
• Signaler tout incident pour examen dans le camion de production de la télévision
• Répéter le processus à la fin du temps réglementaire.

Après le match :

• Vérifier avec les deux Managers d’équipe s’ils souhaitent attirer votre attention immédiate sur certains points
• Vous rendre au camion de production de la télévision pour examiner les incidents ou obtenir les images des prestataires de rediffusion
• Vérifier toute question urgente avec les officiels de match
• Obtenir des déclarations / preuves concernant des incidents auprès des joueurs, des officiels d’équipe et du personnel médical

Rapport :

• Ne faire aucun commentaire sur les incidents que vous allez peut-être examiner
• Écouter les commentaires / interrogations des officiels de match sur les incidents car cela pourrait vous donner des informations sur les questions examinées
• Donner une première indication rapidement à l’Organisateur du Tournoi / DDO (et éventuellement au Manager des officiels de match) si vous envisagez sérieusement de prendre des mesures
• Poursuivre vos travaux en privé dans les plus brefs délais.

Processus pour la citation :

• Examiner le DVD/clé USB et la Règle 9 pour confirmer les détails de la faute
• Vérifier que dans la Règle 9 la faute inclut la description de l’action spécifique (par ex. morsure) car les sanctions diffèrent
• Informer l’Organisateur du Tournoi / DDO que vous allez initier une Citation / CCW
• Compléter le formulaire de citation / CCW
• Indiquer toute autre information pertinente fournie (citation uniquement)
• Envoyer le formulaire et les matériels pertinents à l’Organisateur du Tournoi / DDO.

(Le processus lié à la citation sera couvert plus en detail plus tard dans ce Module)