Vérifiez vos plans

Une fois installé à l'hôtel, vous voudrez vérifier les plans que vous avez établis pendant la phase de préparation. Vous devriez discuter avec le personnel de l'hôtel et du service de restauration des dispositions prises et des menus, et avec l'administration de l'événement des plans relatifs à l'entrainement et au transport. Vous aurez peut-être également l'occasion de visiter les sites des matchs et d'autres sites d'entraînement possibles. Travaillez avec votre officier de liaison pour signaler dès que possible tout problème que vous rencontrez.

Évènements et activités

Réunions

En général, les organisateurs du tournoi organisent des réunions environ 24 à 48 heures après l'arrivée. Il peut s'agir d'une réunion entre les entraîneurs et la direction des arbitres, les médecins des équipes avec les médecins du match/la direction médicale du tournoi, et les managers des équipes avec les organisateurs de l'événement. Ces réunions sont obligatoires et se déroulent généralement en même temps. 

Les réunions doivent permettre de renforcer les informations déjà communiquées, d'expliquer certains éléments propres à la ville/aux hôtels/stades et de laisser du temps pour les questions. C'est également le moment où vous déclarerez la composition finale du groupe et présenterez les tenues pour le jour du match. Les informations sur le lieu et l'heure des réunions doivent être communiquées plusieurs semaines à l'avance afin de pouvoir être ajoutées à l'agenda de l'équipe bien avant le départ. 

Photo du capitaine/photo de l'équipe

Afin de promouvoir la couverture de l'évènement, les responsables des relations avec les médias peuvent souhaiter réunir les capitaines des équipes pour une séance photo et une rencontre avec les médias. Les organisateurs doivent assurer le transport vers un lieu commun, généralement un site touristique de la ville hôte, et inviter les médias à y assister. Les capitaines doivent porter leur tenue de match (avec des baskets, pas des crampons). L'événement ne doit pas durer plus de deux heures, de bout en bout. Là encore, le jour, l'heure et le lieu de la séance doivent être communiqués plusieurs semaines avant le départ. 

Votre équipe souhaitera peut-être prendre une photo officielle pour marquer l'occasion. La photo sera probablement prise sur un lieu d'entraînement, mais elle peut également être prise sur le lieu du match la veille de celui-ci. Il faudra prévoir des chaises pour créer un espace où s'asseoir à l'avant et éventuellement des bancs ou des chaises supplémentaires pour permettre à certains membres de l'équipe de se tenir debout à l'arrière. Avant de placer des chaises ou des bancs sur une surface en gazon, il convient de demander l'autorisation au personnel chargé de l'entretien du terrain. Il peut être judicieux de faire appel à un photographe professionnel local ou à un membre des médias locaux. 

Cérémonie de remise des maillots/capes

La composition de votre équipe pour le jour du match devra être annoncée conformément au calendrier figurant dans les Conditions de participation, probablement 48 heures avant le coup d'envoi. Afin de renforcer l'expérience des joueurs, votre équipe peut organiser une cérémonie de remise des maillots quelque temps avant l'annonce publique. Cette cérémonie se déroule généralement dans le vestiaire de l'équipe, où les joueurs reçoivent leurs maillots pour le jour du match. Dans certains cas, une personnalité peut être invitée à procéder à la remise des maillots, par exemple une personnalité sportive locale ou un ancien joueur important. Les amis et la famille peuvent être invités à assister à la cérémonie. 

Un nouveau joueur ou un joueur ayant atteint un jalon important peut se voir remettre une cape dans le vestiaire après le match. Dans certains cas, la famille du joueur peut souhaiter y assister, auquel cas une autorisation et une accréditation devront être demandées. Dans d'autres cas, la cérémonie de remise des capes peut avoir lieu à l'hôtel de l'équipe ou lorsque l'équipe est rentrée chez elle. 

Autres activités à prendre en compte :

• Annonces des équipes : coup d'envoi -48 heures
• Les sponsors peuvent inviter l'équipe à participer à certaines activités promotionnelles.
• Des conférences de presse peuvent être organisées par les organisateurs ou être exigées par les médias du pays d'origine. Les conférences de presse en ligne sont faciles d'accès et peuvent être gérées depuis l'hôtel de l'équipe. Vérifiez que les fonds que vous utilisez ne violent aucune règle commerciale du tournoi.
• Cérémonies de bienvenue ou d'ouverture
• Réceptions à l'ambassade
• Cérémonies de remise des médailles, dont vous serez informé par les organisateurs du tournoi à l'approche de la fin de l'événement.